ビジネス文書は、各企業で自由に作成・保存・処分できるのが原則であるが、帳簿・書類の中には法令で作成が義務づけられ、保管場所と保存期間が定められているものがある。文書に関する法令は多岐に渡るが、重要なものを整理すると、次表のようになる。
 
 
【 法令により作成・保存を要する主な文書 】
 
【 総務関係 】【 税務関係 】【 労務関係 】【 社会保険・労働保険 】
 
【 総務関係 】税務関係労務関係社会保険・労働保険
文   書
保存期間
場 所
根拠条文
商    法
定款
株主名簿・端株原簿
社債原簿
商業帳簿
営業に関する重要書類
株主総会議事録
 同 謄本
取締役会議事録
監査役会議事録
計算書類等
 貸借対照表
 損益計算書
 営業報告書
 利益処分案
 付属明細書
 監査報告書
上記計算書類等の謄本
永久
永久
永久
10年
10年
10年
5年
10年
10年
 
5年
5年
5 年
5年
5年
5年
3年
本店・支店
本店
本店
本店
本店
本店
支店
本店
本店
 
本店
本店
本店
本店
本店
本店
支店
263条
263条
263条
36条
36条
244条
244条
260条ノ4
商特18条ノ3
 
282条
282条
282条
282条
282条
282条
282条
証 券 取 引 法
有価証券届出書及びその添付書類並びにこれらの訂正届出書(各写し)
有価証券報告書及びその添付書類並びにこれらの訂正届出書(各写し)
発行登録書及びその添付書類、発行登録追補書類及びその添付書類並びにこれらの訂正発行登録書(各写し)
半期報告書及びその訂正報告書(各写し)
臨時報告書及びその訂正報告書(各写し)
自己株券買付状況報告書及びその訂正報告書(各写し)
5 年
5 年
効力を失う
まで
3 年
1 年
1 年
本店・支店
本店・支店
本店・支店
本店・支店
本店・支店
本店・支店
25条
25条
25条
25条
25条
25条

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【 税務関係 】総務関係労務関係社会保険・労働保険
文   書
保存期間
場 所
根拠条文
法 人 税 法
仕訳帳
総勘定元帳
取引帳簿
たな卸表
貸借対照表
損益計算書
キャッシュフロー計算書
その他の決算書類
見積書
注文書
契約書
送り状
領収書
7 年
7 年
7 年
7 年
7 年
7 年
7 年
7 年
7 年
7 年
7 年
7 年
7 年
納税地
納税地
納税地
納税地
納税地
納税地
納税地
納税地
納税地
納税地
納税地
納税地
納税地
規59条
規59条
規59条
規59条
規59条
規59条
規59条
規59条
規59条
規59条
規59条
規59条
規59条

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【 労務関係 】総務関係税務関係社会保険・労働保険
文   書
保存期間
場 所
根拠条文
労 働 基 準 法
労働者名簿
賃金台帳
雇入に関する重要書類
解雇に関する重要書類
災害補償に関する重要書類
賃金に関する重要書類
その他労働関係に関する重要書類
3 年
3 年
3 年
3 年
3 年
3 年
3 年
事業場
事業場
事業場
事業場
事業場
事業場
事業場
109条
109条
109条
109条
109条
109条
109条
労 働 者 派 遣 法
派遣元管理台帳
派遣先管理台帳
3 年
3 年
事業所
事業所
37条
42条
労 働 安 全 衛 生 法
安全委員会議事録
衛生委員会議事録
安全衛生委員会議事録
救護訓練の記録
特別教育の記録
一般健康診断個人票
定期自主検査の記録
 動力プレス
 動力により駆動されるシャー
 動力により駆動される遠心機械
 フォークリフト
 ショベルローダー
 フォークローダー
 ストラドルキャリヤー
 車両系建設機械
 
電気機関車等
 化学設備
 乾燥設備
 アセチレン溶接設備
 ガス集合溶接設備
 絶縁用保護具
 ボイラー
 第1種圧力容器
 第2種圧力容器
 小型ボイラー
 小型圧力容器
避難等の訓練の記録
騒音の測定の記録
坑内CO2濃度の測定記録
坑内通気量の測定記録
坑内の気温測定記録
屋内作業場気温・湿度記録
クレーンの荷重試験記録
デリックの荷重試験記録
定期自主検査の記録
 クレーン
 移動式クレーン
 デリック
 エレベ-タ-
 建設用リフト
 簡易リフト
 ゴンドラ
減圧状況の記録
設備の点検修理記録
潜水器具の点検修理記録
高気圧点検の記録
高気圧業務健康診断個人票
作業環境測定の記録
線量の測定結果記録
線量当量率の測定の記録
事故に関する測定の記録
電離放射線健康診断個人票
有機溶剤等健康診断個人票
鉛健康診断個人票
四アルキル鉛健康診断個人票
特定化学物質等健康診断個人票
作業の記録
定期自主検査の記録
 局所排気装置
 粉じん装置
点検の記録
粉じん濃度測定の記録
測定結果の評価の記録
3 年
3 年
3 年
3 年
3 年
5 年
 
3 年
3 年
3 年
3 年
3 年
3 年
3 年
3 年
3 年
3 年
3 年
3 年
3 年
3 年
3 年
3 年
3 年
3 年
3 年
3 年
3 年
3 年
3 年
3 年
3 年
3 年
3 年
 
3 年
3 年
3 年
3 年
3 年
3 年
3 年
5 年
3 年
3 年
3 年
5 年
3 年
5年又は30年
5 年
5 年
30 年
5 年
5 年
5 年
5年又は30年
30 年
 
3 年
3 年
3 年
7 年
7 年
事業所
事業所
事業所
事業所
事業所
事業所
 
事業所
事業所
事業所
事業所
事業所
事業所
事業所
事業所
事業所
事業所
事業所
事業所
事業所
事業所
事業所
事業所
事業所
事業所
事業所
事業所
事業所
事業所
事業所
事業所
事業所
事業所
事業所
 
事業所
事業所
事業所
事業所
事業所
事業所
事業所
事業所
事業所
事業所
事業所
事業所
事業所
事業所
事業所
事業所
事業所
事業所
事業所
事業所
事業所
事業所
 
事業所
事業所
事業所
事業所
事業所
規23条
規23条
規23条
規24条の3
規38条
規51条
 
規135条の2
規135条の2
規141条
規151条の23
規151条の33
規151条の33
規151条の40
規169条
規231条
規276条
規299条
規317条
規317条
規351条
ボイラー規32条
ボイラー規67条
ボイラー規88条
ボイラー規94条
ボイラー規94条
規389条の11
規590条
規592条
規603条
規612条
規607条
クレーン規23条
クレーン規109条
 
クレーン規38条
クレーン規79条
クレーン規123条
クレーン規157条
クレーン規195条
クレーン規211条
ゴンドラ規21条
高圧規20条の2
高圧規22条
高圧規34条
高圧規45条
高圧規39条
酸欠規3条
電離規9条
電離規54条
電離規45条
電離規57条
有機規30条
鉛規54条
四アルキル規23条
特化規40条
特化規38条の4
 
粉じん規18条
粉じん規18条
粉じん規20条
粉じん規26条
粉じん規26条の2

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【 社会保険・労働保険 】総務関係税務関係労務関係
文   書
保存期間
場 所
根拠条文
健 康 保 険 法
健康保険に関する書類
2 年
事業所
規34条
厚 生 年 金 保 険 法
厚生年金保険に関する書類
2 年
事業所
規28条
労 働 者 災 害 補 償 保 険 法
労災保険に関する書類
2 年
事業所
規51条
雇 用 保 険 法
雇用保険に関する書類
被保険者に関する書類
2 年
4 年
事業所
事業所
規143条
規143条
労 働 保 険 徴 収 法
労働保険料の徴収に関する書類
3 年
事業所
規70条

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